Start-365.ru

Работа и Занятость
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Кто такой секретарь референт

Референт

Референт (от лат. referens — сообщающий) по определению — это сотрудник, который готовит доклады руководителю, консультирует по определенным вопросам, дает рекомендации. Как правило, в организациях эта должность называется секретарь-референт. Профессия подходит тем, кого интересует русский язык и литература (см. выбор профессии по интересу к школьным предметам).

Краткое описание

Референт — важная профессия в любой организации, ведь он обеспечивает четкую и налаженную работу руководителя, создаёт условия, при которых руководитель занимается важными делами, не отвлекаясь на мелкие проблемы, ставит приоритет в решении задач. Без референта работа руководства была бы менее эффективной. Референт экономит время руководителя, предоставляя ему краткий обзор важной корреспонденции, статей, книг, научных работ.

Специфика профессии

Работа референта заключается в обеспечении комфортной и бесперебойной деятельности своего шефа. В обязанности современных секретарей-референтов входит:

  • делопроизводство — составление, регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
  • планирование рабочего дня руководителя (учет намеченных встреч);
  • организация приема посетителей;
  • организация телефонных переговоров руководителя;;
  • сортировка корреспонденции;
  • подбор материалов и документов для ознакомления и изучения руководителем;
  • составление докладов;
  • прием документов на подпись;
  • прием и учет телефонных звонков, телефонные переговоры;
  • подготовка переговоров с партнерами фирмы;
  • ведение предварительных переговоров;
  • участие в подготовке заседаний и совещаний — сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация;
  • формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их сохранности и сдача в архив;
  • работа с базами данных;
  • организация и координация связи между отделами;
  • приём и отправка факсов;
  • бронирование авиа и ж/д билетов, гостиничных номеров;
  • хозяйственные вопросы — обеспечение руководителя канцтоварами;
  • контроль за исправностью оргтехники.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы

  • Работа секретарем-референтом дает бесценный опыт деловых контактов, необходимые и важные знакомства, связи, что в дальнейшем может пригодиться для собственной карьеры.
  • Ежедневное наблюдение за руководителем может многому научить: стилю руководства, умению принимать правильные решения, выстраивать отношения с партнерами и подчиненными.
  • Работа с документами дает отличную подготовительную базу для будущей карьеры юриста, экономиста, менеджера.
  • Профессия секретаря-референта востребована в организациях любых отраслей и форм собственности.

Минусы

  • К минусам можно отнести ненормированный рабочий день, работу в выходные дни, возможные командировки.
  • Работа в информационно-насыщенных условиях, в ситуациях стресса и спешки, общения с большим количеством людей требует особого склада характера.

Обучение на Референта

Учиться на секретаря-референта можно на курсах секретарей или переводчиков.

Обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря-референта

Как гласят исследования, проводимые различными рекрутинговыми агентствами, профессия «секретарь» — одна из тех, что связаны с самым большим числом переработок и необходимостью приспосабливаться к рабочему графику руководства. К этой же группе относятся водители и представители некоторых других специальностей.

Кто такой секретарь?

Происходит этот термин от латинского «секрет», так называли доверенных лиц в Древнем Риме. И тогда, и позже (при царских дворах) это были исключительно мужчины, порой умудрявшиеся весьма ловко пробраться к власти.

Женский облик данная профессия обрела уже в конце Первой мировой войны, с появлением печатной машинки и возникновением такой должности, как секретарь-референт. В наши дни, с их развитыми технологиями, существуют даже виртуальные ассистенты-секретари. Так называют фирмы или частных лиц, предоставляющих онлайн-услуги по написанию электронных писем или приему звонков по телефону (переведенных) без физического присутствия секретаря в офисе.

Что же он делает?

В народе личный секретарь директора имеет стереотипный имидж — длинноногая красавица, умеющая в основном печатать на компьютере, варить кофе и отвечать на звонки. Порой это отражается в анекдотах не слишком приличного содержания. На самом же деле профессия «секретарь», как и должность референта в крупной компании, предполагает наличие весьма серьезного багажа умений, знаний, а также определенных рабочих качеств. Настоящему представителю этой профессии никак не обойтись без организованности, исполнительности, пунктуальности и дипломатичности.

В обязанности секретаря (секретаря-референта) входит знание всех касающихся делопроизводства нормативных документов, документооборота, организации делопроизводства, структуры управления, основ владения оргтехникой, правил охраны труда. Все его многочисленные права, обязанности и виды выполняемых работ регламентирует должностная инструкция. Она — главный документ организационно-правового характера, касающийся деятельности такого работника. Составлять ее в каждом конкретном случае требуется со всей ответственностью.

Давайте ознакомимся с основными разделами этого документа.

Что гласит инструкция, составленная для секретаря-референта

Общие положения ее содержат название организации, указывают на непосредственное начальство и называют того, кому предстоит замещать секретаря в случае его отсутствия. Там же вы найдете требования, предъявляемые к стажу и квалификации работника, и перечень всех необходимых для работы документов (правил, ГОСТов, кодексов и нормативных актов).

Функции, возлагаемые на секретаря, приводятся во втором (одноименном) разделе. Сюда входит обязанность готовить нужные документы согласно указаниям руководства, регистрировать, принимать и отправлять корреспонденцию, организовывать и контролировать работу приемной, вести документарное делопроизводство и многое другое.

Более подробно его деятельность расписана в следующем разделе — «Должностные обязанности секретаря». Речь идет о сохранности и учете корреспонденции, выдаче справок относительно различной зарегистрированной документации, организации и подготовке служебных совещаний, копировании и распечатке, записи сообщений для начальства, оставленных в его отсутствие и информировании его о них, обеспечении офиса компании необходимыми канцпринадлежностями.

В каждой организации обязанности секретаря могут иметь свои особенности в зависимости от специфики работы. Его должность может звучать как «секретарь-делопроизводитель», что подразумевает расширение круга основных обязанностей.

О правах секретаря

На что дано право секретарю? Как утверждает инструкция, ему позволяется запрашивать те материалы, которые потребуются в работе, в различных подразделениях компании, определять порядок их использования.

Еще — передавать исполнителям просмотренные документы непосредственно помимо руководства, устанавливать очередность посетителей в приемной и распределять телефонные звонки согласно их важности, требовать от сотрудников объяснений в случае дисциплинарных нарушений.

Как и любой другой сотрудник, личный секретарь руководителя имеет право на трудовую деятельность в подходящих для этого условиях, которые должны соответствовать требованиям охраны труда и нормам безопасности.

Читать еще:  Пресс секретарь главы

За что отвечает секретарь-референт?

На нем лежит ответственность за неразглашение информации, являющейся конфиденциальной, за качество документации и своевременную подачу ее руководству, ответственное отношение к документообороту, сохранность имущества и документов организации, тактичные отношения с руководством и сотрудниками.

В следующем разделе должностной инструкции указано, каковы должностные отношения и функциональные связи, существующие между секретарем-референтом и различными структурами компании. Как правило, в средней по размеру организации секретарю приходится взаимодействовать по материально-техническим вопросам (обеспечение офиса канцтоварами) с отделом административно-хозяйственным, по вопросам документооборота — с прочими подразделениями и, конечно же, напрямую с руководством.

Оценку деятельности секретаря ведут по основным выбранным критериям, что также регламентируется соответствующим разделом инструкции. В абсолютном большинстве случаев такими критериями выступают оперативность и исполнительность. Предусматриваются и ситуации, в которых инструкция подлежит пересмотру. Это может происходить при изменении его функций или структуры организации.

Подведем итоги

При приеме на работу лицо, назначаемое на данную должность, знакомится со служебной инструкцией, в которой перечислены все обязанности секретаря. Напомним вкратце их еще раз.

  • Прием телефонных звонков для руководителя.
  • Вся работа с документацией — сортировка по важности, оформление, подготовка, получение и рассылка, хранение и систематизация.
  • Организация приема посетителей.
  • Помощь начальнику в планировании графика работы, по необходимости — заказ авиабилетов и бронирование гостиницы.
  • Подготовка и организация деловых переговоров.
  • Заказ в офис канцтоваров и прочих нужных мелочей, иногда — продуктов.

Ознакомившись со списком обязанностей, работник расписывается под инструкцией, также ставится подпись руководителя. Отметим, что в каждой организации возможен свой вариант инструкции, но ни один из них не должен противоречить действующему законодательству или принятым нормам труда.

Функции секретаря суда

Специфика работы в каждом учреждении, как известно, своя. Что, например, делает секретарь суда? В чем его обязанности по должности? Их немало:

  • оформление обложек текущих дел;
  • получение у судебных помощников исков;
  • подшивание документов и материалов в дела;
  • составление описей новых дел;
  • нумерование страниц;
  • рассылка копий судебных определений участникам дел (сторонам);
  • отправка копий определений суда конкретным лицам по поручению судьи;
  • информирование сторон о датах и сроках судебных заседаний.

Кроме того

В обязанности, которые выполняет секретарь суда, помимо прочего, входит:

  • вывешивание списков судебных дел на неделю;
  • проверка явки сторон на заседание;
  • ведение протокола суда;
  • контроль получения и отправки всех документов, фигурирующих в деле.

Секретари должны знакомить стороны с материалами дела, контролировать приходящие по почте уведомления, вручать расписки, извещения, копии актов и прочие важные бумаги. Они вносят информацию в журналы и карточки, в компьютерную систему, печатают составленные от руки акты, передают дела судьям на проверку и забирают их после нее, выдают и подшивают исполнительные листы и выполняют множество других дел по поручению судей.

Требования к секретарю суда

  • Документы должны быть пронумерованы, подшиты.
  • Опись дел и прочих документов составляется отдельно.
  • Нумеруются фотографии и конверты, в случае сбоя нумерация начинается заново, старые номера подлежат зачеркиванию (не исправлению!).
  • Все исправления заверяются согласно принятой форме.
  • Обложки дел оформляются с указанием наименования суда, номера и заголовка дела, имен сторон, дат начала и окончания, числа листов и срока хранения.
  • Описи выполняются вручную либо на компьютере.

Что обязан делать секретарь школы?

Порой встречаются объявления «Требуется секретарь в школу». Что это за должность, и чем там предстоит заниматься? Давайте узнаем.

Школьный секретарь — первый и самый главный помощник директора. Ему приходится выполнять все поручения и указания начальства, относящиеся к функционированию учебного заведения.

В основные его обязанности входит процедура ведения дел по кадровым перестановкам (увольнению, приему) сотрудников, поступлению и отчислению учащихся. Его задача — составить документ, который директору предстоит заверить собственной подписью. В случае необходимости секретарю приходится собирать и отвозить подписанные документы в нужные сроки на рассмотрение в вышестоящие органы управления.

К другим обязанностям школьного секретаря относятся прием и донесение информации до учащихся и сотрудников учреждения. В случае отсутствия на месте директора от секретаря требуется зафиксировать полностью общее количество и содержание звонков, жалоб и обращений посетителей, включая школьников младших классов.

Дополнительно

Пометка, которую содержит инструкция секретаря школы, гласит: в обязанности тому вменяется также выполнять дополнительные (прочие) поручения. Что это значит?

Расшифровывается это так: секретарь директора школы должен исполнять любые указания, кроме личных просьб. Это может быть, например, вызов для беседы ученика либо учителя, отправка почты, совершение денежного перевода, покупка нужного для школы инвентаря. Данный список практически неисчерпаем, т. е. обязанности секретаря в школе очень и очень обширны.

Если в школе не предусмотрена должность бухгалтера, ведение финансовых вопросов также бывает возложено на секретаря. В его задачу входит отправлять информацию о зарплате, заполнять табель, вносить требующиеся корректировки.

Помощь секретаря может потребоваться не только директору, но и любому посетителю приемной. К нему обращаются, чтобы распечатать текст, отксерокопировать документ и уточнить огромное число вопросов.

Если вы работаете секретарем-референтом генерального директора

В данном случае вы относитесь к числу специалистов, и принимать и увольнять вас будет сам директор, ему же вы станете непосредственно подчиняться. Чтобы попасть на данную должность, вы должны иметь высшее (или как минимум специальное среднее) образование, стаж в должности от 1 года. Если стажа нет — свидетельство о прохождении курсов секретарей-референтов.

Вы обязаны быть компетентны в вопросах хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, перспектив его развития, организации документооборота и работы управления, владения компьютером и оргтехникой, перевода на иностранный язык производственной документации, служебной этики.

Функции и обязанности

Вам предстоит взять на себя все справочно-информационное обслуживание, касающееся документации предприятия. А также организацию и контроль за ведением делопроизводства в филиалах и отдельных подразделениях компании. Ничего удивительного — вы же не рядовой секретарь-делопроизводитель. Должны уметь документально обслуживать и оперативно организовывать деятельность ее руководства и совещательных органов. Если нет в наличии инспектора по персоналу — вести всю кадровую документацию и учет.

Читать еще:  Юрист екатеринбурга по корпоративному праву

Секретарю-референту генерального директора нужно готовить документы, необходимые для обеспечения финансово-хозяйственной деятельности всего предприятия, организовывать их прием, регистрацию, учет, хранение. Он контролирует правильность подготовки, утверждения и согласования всей представляемой на подпись руководству предприятия документации. Принимает меры к качественному своевременному исполнению поручений начальства, доводит информацию непосредственно до исполнителей, ведет анализ и выдает заключения по докладам и справкам, направляемым руководству.

Кроме того, в функции секретаря входит поддержание оперативной связи по вопросам деятельности компании с гражданами — физическими лицами и отдельными организациями (как государственными, так и коммерческими). Он же принимает посетителей, может вести кадровую деятельность — оформлять личные дела, приказы, трудовые книжки, договора (контракты), командировочную документацию и листки нетрудоспособности, вести табель и выдавать справки о зарплате.

И снова о правах

Данная должность подразумевает не только расширенные обязанности секретаря, но и соответствующие им права. Помимо общепринятых они включают в себя право на запросы нужных материалов и информации от любых функциональных служб предприятия и требования объяснений причин задержек в выполнении заданий руководства. Затем: можно требовать произвести доработку документов, подготовленных исполнителями с нарушением принятых правил согласно ГОСТ 6.38-90 или ISO — международных норм оформления документации.

Он имеет право на визирование в рамках собственной должностной компетенции документов, касающихся деятельности по управлению предприятием, внесение руководству на рассмотрение личные предложения по улучшению деятельности организации в сфере документооборота, применению новейших компьютерных технологий.

Имеет доступ к документам с грифом «Конфиденциально» и может осуществлять взаимодействие с любыми сотрудниками и службами предприятия с целью контроля исполнения решений руководства и предоставления тому нужной информации.

Референт

Референт — это сотрудник, который обрабатывает информацию и готовит доклады для своего руководителя.

В зависимости от требований и своих компетенций, референт консультирует руководство по определенным вопросам и дает свои рекомендации.

Референт — это правая рука руководителя и непосредственный помощник в решении определенных задач. Схожую задачу в организациях этот функционал выполняет секретарь-референт.

Описание профессии

Не возможно представить крупную компанию без штатной единицы — как референт.

Это не просто важная профессия в развитой организации, но и профессия, которая обеспечивает четкую и налаженную работу руководителя, упрощает задачу и условия для руководителя, который занимается более важными делами и не отвлекаясь на простые задачи.

Без референта, работа руководства была попросту не эффективной и за его загруженности мелкими проблемами. Простыми словами — референт экономит время руководителя и обеспечивает комфорт и бесперебойную деятельность своего начальства.

Основные требования к профессии:

  • делопроизводство — обработка, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции;
  • составление плана рабочего дня руководителя с учетом намеченных встреч;
  • прием посетителей;
  • прием телефонных звонков для руководителя;
  • распределение корреспонденции и их сортировка;
  • подбор материалов и документов для ознакомления и изучения руководителем;
  • оформление докладов;
  • согласование и подписание документов;
  • телефонные переговоры;
  • назначение даты и времени переговоров с партнерами;
  • ведение предварительных согласованных переговоров;
  • определение времени заседаний и совещаний;
  • работа с архивом;
  • координация корреспонденции между отделами;
  • приём и отправка факсимильных сообщений;
  • бронирование авиа и ж/д билетов, гостиничных номеров для руководства;
  • обеспечение канцелярскими принадлежностями;
  • контроль за исправностью офисной техники.

Плюсы профессии

Работа в данной профессии дает опыт деловых контактов и развитию коммуникабельности. Развивает умение принимать правильные решения и отношения с партнерами. Работа с документами и компьютерной техникой — дает незаменимый опыт для будущей карьеры в других отраслях деятельности.

Минусы профессии

К минусам можно отнести загруженность работой и как следствие ненормированный рабочий день, работу в выходные дни. Также в условиях стресса, спешки и общения с большим количеством людей, требуется определенный вид особого склада характера, позволяющий преодолевать все трудности данного вида деятельности.

Место работы

Компании и фирмы, требующие услуг данной профессии

Обучение

Обучение можно пройти на специальных курсах секретарей- референта. Дополнительные навыки владения офисной техники — на курсах обучения офис приложений для ПК. Самое главное это опыт!

Важные качества

Необходимые качества, которыми должен обладать референт:

  • устойчивость нервной системы;
  • самообладание;
  • ответственность;
  • дисциплинированность;
  • высокий уровень культуры в поведении, речи, одежде, ведь секретарь — лицо офиса;
  • коммуникабельность;
  • хорошая память;
  • надежность;
  • пунктуальность;
  • аккуратность;
  • находчивость;
  • исполнительность;
  • сосредоточенность внимания;
  • эмоционально-волевая устойчивость;
  • организаторские способности;
  • знание иностранного языка (желательно);
  • приятная презентабельная внешность;
  • знание основ психологии общения, этики и эстетики.

Карьера и перспективы

Перспективы и карьера, в которой работает референт, определяется его профессионализмом. В зависимости от структуры компании возможно повышении на более высокий уровень.

Также возможен переход в другой профильный отдел или департамент.

Секретарь-референт

В 38% случаев от секретаря-референта ждут знание английского языка, чаще всего – на свободном или разговорном уровне.

Секретарь-референт нужен компаниям самых разных сфер. 15% вакансий размещено банками, по 13% приходится на производственные компании и компании сферы продаж.

Для соискателей эта позиция также представляет интерес, что видно по соотношению предложения и спроса: на одну вакансию секретаря-референта приходится 6,2 резюме.

Должностные обязанности секретаря-референта

административная и информационная поддержка руководителя:
— прием, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции;
— ведение делопроизводства и деловой переписки;
— работа с оргтехникой (прием и отправка факсов, сканирование и ксерокопирование документов);
— обеспечение функционирования офиса (заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.);
— выполнение поручений руководителя;
— организация совещаний, переговоров, планирование рабочего графика руководителей;
— оформление и ведение архива;
— организация деловых поездок и командировок (бронирование гостиниц, заказ билетов, оформление виз и т.д.).

Читать еще:  Юрист какие предметы нужно сдавать

Зарплатные предложения и требования работодателей

Среднее зарплатное предложение для секретаря-референта в Москве составляет в Санкт-Петербурге – в Волгограде – в Воронеже – в Екатеринбурге – в Казани – в Красноярске – в Нижнем Новгороде – в Новосибирске – в Омске – в Ростове-на-Дону – в Самаре – в Уфе – в Челябинске –
Претендовать на начальные позиции в качестве секретаря-референта можно имея в качестве документа об образовании лишь школьный аттестат. Соискателям необходимо знать деловой этикет, владеть коммуникативными навыками. Обязательны грамотная устная и письменная речь, а также хорошее владение компьютером. Стартовый оклад секретарей-референтов в Москве составляет от до руб., в Санкт-Петербурге – от до руб.

ГородУровень дохода, руб.
(без опыта работы на данной позиции)
Требования и пожелания к профессиональным навыкам
Москва20 000 – 30 000Санкт-Петербург16 000 – 24 000
Волгоград10 000 – 14 000
Воронеж10 000 – 15 000
Екатеринбург13 000 – 20 000
Казань10 000 – 15 000
Красноярск12 000 – 18 000
Нижний Новгород11 000 – 17 000
Новосибирск13 000 – 19 000
Омск10 000 – 15 000
Пермь11 000 – 17 000
Ростов-на-Дону11 000 – 17 000
Самара11 000 – 17 000
Уфа10 000 – 15 000
Челябинск12 000 – 17 000

Повышает «стоимость» специалиста на рынке труда опыт работы, пусть и небольшой – от 1 года. Востребовано знание основ делопроизводства, навыки работы с оргтехникой и мини-АТС, опыт ведения деловой переписки. Работодатели отдают предпочтение выпускникам и студентам вузов. Дополнительным плюсом при трудоустройстве послужит владение английским языком на уровне, достаточном для ведения деловой переписки. Зарплатные предложения для секретарей-референтов со стажем работы от 1 года в Москве возрастают до руб., в северной столице – до руб.

ГородУровень дохода, руб.
(с опытом работы от 1 года)
Требования и пожелания к профессиональным навыкам
Москва30 000 – 40 000Санкт-Петербург24 000 – 32 000
Волгоград14 000 – 19 000
Воронеж15 000 – 20 000
Екатеринбург20 000 – 27 000
Казань15 000 – 20 000
Красноярск18 000 – 24 000
Нижний Новгород17 000 – 23 000
Новосибирск19 000 – 25 000
Омск15 000 – 20 000
Пермь17 000 – 23 000
Ростов-на-Дону17 000 – 23 000
Самара17 000 – 23 000
Уфа15 000 – 20 000
Челябинск17 000 – 23 000

Чуть выше заработок предлагается соискателям с опытом работы на секретарском посту не менее 2 лет. Такие специалисты должны иметь высокую скорость печати. Обязательно наличие высшего образования. Часть вакансий содержат требования к свободному владению английским языком. Заработная плата секретарей, соответствующих указанным требованиям, в Москве достигает руб., в городе на Неве – руб.

ГородУровень дохода, руб.
(с опытом работы от 2 лет)
Требования и пожелания к профессиональным навыкам
Москва40 000 – 50 000Санкт-Петербург32 000 – 40 000
Волгоград19 000 – 24 000
Воронеж20 000 – 25 000
Екатеринбург27 000 – 34 000
Казань20 000 – 25 000
Красноярск24 000 – 30 000
Нижний Новгород23 000 – 30 000
Новосибирск25 000 – 32 000
Омск20 000 – 25 000
Пермь23 000 – 29 000
Ростов-на-Дону23 000 – 30 000
Самара23 000 – 28 000
Уфа20 000 – 25 000
Челябинск23 000 – 30 000

Традиционно наиболее щедрыми работодателями являются крупные компании. Если такие организации подбирают секретаря, то среди обязательных требований – опыт работы на крупных предприятиях не менее 3 лет. Доход секретарей-референтов первых лиц компаний в Москве может достигать руб., в Санкт-Петербурге – руб.

ГородУровень дохода, руб.
(с опытом работы от 3 лет)
Требования и пожелания к профессиональным навыкам
Москва50 000 – 85 000Санкт-Петербург40 000 – 70 000
Волгоград24 000 – 40 000
Воронеж25 000 – 35 000
Екатеринбург34 000 – 45 000
Казань25 000 – 45 000
Красноярск30 000 – 50 000
Нижний Новгород30 000 – 48 000
Новосибирск32 000 – 40 000
Омск25 000 – 43 000
Пермь29 000 – 40 000
Ростов-на-Дону30 000 – 50 000
Самара28 000 – 48 000
Уфа25 000 – 35 000
Челябинск30 000 – 50 000

Портрет соискателя

Большинство соискателей должности секретаря-референта – молодые женщины с высшим образованием. Мужчин среди претендентов традиционно немного – всего 4%. 59% составляет молодежь в возрасте до 30 лет. 70% секретарей-референтов имеют высшее образование. 32% соискателей свободно владеют английским языком.


Заказать обзор заработных плат

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector