Start-365.ru

Работа и Занятость
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должность секретарь референт

Секретарь-референт

Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря-референта бесплатно. Должностные обязанности секретаря-референта

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

1. Общие положения

1.1.Настоящая должностная инструкция определяет права, должностные обязанности и ответственность секретаря-референта _____________________ (далее – «предприятие»).

1.2.Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

1.3.Секретарь-референт находится в подчинении у начальника административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

1.4.В период отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности возлагаются на исполняющего обязанности секретаря-референта, назначаемого приказом Генерального директора.

1.5.На должность секретаря-референта принимается лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет), или лицо со средним (полным) образованием и специальной подготовкой по установленной программе и стажем работы не менее 1 года.

1.6.Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

-конституцией Российской Федерации;

-гражданским кодексом Российской Федерации;

федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;

-трудовым кодексом Российской Федерации;

-ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;

-инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;

-постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

-ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);

-типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

-перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;

-ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;

-архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;

-правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

-правилами и указаниями Росархива;

-инструкцией по делопроизводству Общества;

-приказами, распоряжениями руководства Общества;

-настоящей должностной инструкцией;

-единой государственной системой делопроизводства.

2. Функции

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1.Контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору.

2.2.Контроль исполнения документов и поручений.

2.3.Прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

2.4.Подготовка проектов документов по указанию Генерального директора.

2.5.Организация работы приемной Генерального директора.

2.6.Организация документов в делопроизводстве.

2.7.Документирование деятельности совещательных органов Общества.

2.8.Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества.

2.9.Организация бездокументного обслуживания Генерального директора.

3. Должностные обязанности

3.1.Принимать и регистрировать поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение.

3.2.Отправлять исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты).

3.3.Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений.

3.4.Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

3.5.Получать для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению.

3.6.Следить за прохождением документов, осуществляет контроль их исполнения.

3.7.Выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

3.8.Организовать телефонные переговоры Генерального директора.

3.9.Осуществлять работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), вести и оформлять протоколы.

3.10.Выполнять печатные и копировально-множительные работы.

3.11.Принимать и передавать телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения.

3.12.Следить за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.

3.13.Контролировать исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.14.Принимать документы на подпись Генеральному директору.

3.15.Контролировать качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору.

3.16.Организовать прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества.

3.17.Вести журнал опозданий сотрудников Общества на работу.

3.18.Участвовать в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив.

3.19.Шифровать дела в соответствии с действующими правилами.

3.20.Систематизировать и размещать дела, вести их учет.

3.21.Представлятьежемесячно Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников.

3.22.Вести график работы водителей.

3.23.Решать вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку.

3.24.Принимать на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством.

3.25.Подготавливать сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли.

3.26.Консультировать сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив. 3.27.Участвовать в работе по экспертизе ценности архивных документов.

3.28.Выдавать архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет.

4.Права

4.1.Запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства, рассматривать документы и направлять их на исполнение специалистам и руководителям Общества.

4.2.Разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники.

4.3.Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.4.Предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора.

4.5.Организовывать прием и определять приоритет посетителей.

4.6.Работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

4.7.Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации.

4.8.Работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования».

4.9.Осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков.

4.10.Давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе.

4.11.Разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов.

4.12.Требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества.

Читать еще:  Сколько зарабатывает юрист в украине

4.13.Принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции.

4.14.Вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами.

4.15.Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу.

4.16.Требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину.

5. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1.Своевременность отправки исходящей корреспонденции.

5.2.Своевременность передачи адресатам входящей информации.

5.3.Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.4.Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы.

5.5.Качество документов, представляемых на подпись руководству Общества.

5.6.Несвоевременную передачу информации Генеральному директору.

5.7.Сохранность исходящей, входящей и внутренней документации.

5.8.Сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций.

5.9.Невыполнение требований настоящей инструкции.

5.10.Нетактичное отношение к работникам Общества и другим, обратившимся к секретарю-референту гражданам.

6.Взаимоотношения по должности

6.1.С Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем.

6.2.Со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.

6.3.С Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности.

7.Оцнка деятельности

7.1. Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.

8. Порядок пересмотра должностной инструкции

8.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:

— изменение технологии документационного обеспечения;

— изменения функций Секретаря-референта;

— изменения структуры Общества.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

Секретарь-референт

В 38% случаев от секретаря-референта ждут знание английского языка, чаще всего – на свободном или разговорном уровне.

Секретарь-референт нужен компаниям самых разных сфер. 15% вакансий размещено банками, по 13% приходится на производственные компании и компании сферы продаж.

Для соискателей эта позиция также представляет интерес, что видно по соотношению предложения и спроса: на одну вакансию секретаря-референта приходится 6,2 резюме.

Должностные обязанности секретаря-референта

административная и информационная поддержка руководителя:
— прием, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции;
— ведение делопроизводства и деловой переписки;
— работа с оргтехникой (прием и отправка факсов, сканирование и ксерокопирование документов);
— обеспечение функционирования офиса (заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.);
— выполнение поручений руководителя;
— организация совещаний, переговоров, планирование рабочего графика руководителей;
— оформление и ведение архива;
— организация деловых поездок и командировок (бронирование гостиниц, заказ билетов, оформление виз и т.д.).

Зарплатные предложения и требования работодателей

Среднее зарплатное предложение для секретаря-референта в Москве составляет в Санкт-Петербурге – в Волгограде – в Воронеже – в Екатеринбурге – в Казани – в Красноярске – в Нижнем Новгороде – в Новосибирске – в Омске – в Ростове-на-Дону – в Самаре – в Уфе – в Челябинске –
Претендовать на начальные позиции в качестве секретаря-референта можно имея в качестве документа об образовании лишь школьный аттестат. Соискателям необходимо знать деловой этикет, владеть коммуникативными навыками. Обязательны грамотная устная и письменная речь, а также хорошее владение компьютером. Стартовый оклад секретарей-референтов в Москве составляет от до руб., в Санкт-Петербурге – от до руб.

ГородУровень дохода, руб.
(без опыта работы на данной позиции)
Требования и пожелания к профессиональным навыкам
Москва20 000 – 30 000Санкт-Петербург16 000 – 24 000
Волгоград10 000 – 14 000
Воронеж10 000 – 15 000
Екатеринбург13 000 – 20 000
Казань10 000 – 15 000
Красноярск12 000 – 18 000
Нижний Новгород11 000 – 17 000
Новосибирск13 000 – 19 000
Омск10 000 – 15 000
Пермь11 000 – 17 000
Ростов-на-Дону11 000 – 17 000
Самара11 000 – 17 000
Уфа10 000 – 15 000
Челябинск12 000 – 17 000

Повышает «стоимость» специалиста на рынке труда опыт работы, пусть и небольшой – от 1 года. Востребовано знание основ делопроизводства, навыки работы с оргтехникой и мини-АТС, опыт ведения деловой переписки. Работодатели отдают предпочтение выпускникам и студентам вузов. Дополнительным плюсом при трудоустройстве послужит владение английским языком на уровне, достаточном для ведения деловой переписки. Зарплатные предложения для секретарей-референтов со стажем работы от 1 года в Москве возрастают до руб., в северной столице – до руб.

ГородУровень дохода, руб.
(с опытом работы от 1 года)
Требования и пожелания к профессиональным навыкам
Москва30 000 – 40 000Санкт-Петербург24 000 – 32 000
Волгоград14 000 – 19 000
Воронеж15 000 – 20 000
Екатеринбург20 000 – 27 000
Казань15 000 – 20 000
Красноярск18 000 – 24 000
Нижний Новгород17 000 – 23 000
Новосибирск19 000 – 25 000
Омск15 000 – 20 000
Пермь17 000 – 23 000
Ростов-на-Дону17 000 – 23 000
Самара17 000 – 23 000
Уфа15 000 – 20 000
Челябинск17 000 – 23 000

Чуть выше заработок предлагается соискателям с опытом работы на секретарском посту не менее 2 лет. Такие специалисты должны иметь высокую скорость печати. Обязательно наличие высшего образования. Часть вакансий содержат требования к свободному владению английским языком. Заработная плата секретарей, соответствующих указанным требованиям, в Москве достигает руб., в городе на Неве – руб.

ГородУровень дохода, руб.
(с опытом работы от 2 лет)
Требования и пожелания к профессиональным навыкам
Москва40 000 – 50 000Санкт-Петербург32 000 – 40 000
Волгоград19 000 – 24 000
Воронеж20 000 – 25 000
Екатеринбург27 000 – 34 000
Казань20 000 – 25 000
Красноярск24 000 – 30 000
Нижний Новгород23 000 – 30 000
Новосибирск25 000 – 32 000
Омск20 000 – 25 000
Пермь23 000 – 29 000
Ростов-на-Дону23 000 – 30 000
Самара23 000 – 28 000
Уфа20 000 – 25 000
Челябинск23 000 – 30 000

Традиционно наиболее щедрыми работодателями являются крупные компании. Если такие организации подбирают секретаря, то среди обязательных требований – опыт работы на крупных предприятиях не менее 3 лет. Доход секретарей-референтов первых лиц компаний в Москве может достигать руб., в Санкт-Петербурге – руб.

ГородУровень дохода, руб.
(с опытом работы от 3 лет)
Требования и пожелания к профессиональным навыкам
Москва50 000 – 85 000Санкт-Петербург40 000 – 70 000
Волгоград24 000 – 40 000
Воронеж25 000 – 35 000
Екатеринбург34 000 – 45 000
Казань25 000 – 45 000
Красноярск30 000 – 50 000
Нижний Новгород30 000 – 48 000
Новосибирск32 000 – 40 000
Омск25 000 – 43 000
Пермь29 000 – 40 000
Ростов-на-Дону30 000 – 50 000
Самара28 000 – 48 000
Уфа25 000 – 35 000
Челябинск30 000 – 50 000

Портрет соискателя

Большинство соискателей должности секретаря-референта – молодые женщины с высшим образованием. Мужчин среди претендентов традиционно немного – всего 4%. 59% составляет молодежь в возрасте до 30 лет. 70% секретарей-референтов имеют высшее образование. 32% соискателей свободно владеют английским языком.


Заказать обзор заработных плат

Референт

Референт (от лат. referens — сообщающий) по определению — это сотрудник, который готовит доклады руководителю, консультирует по определенным вопросам, дает рекомендации. Как правило, в организациях эта должность называется секретарь-референт. Профессия подходит тем, кого интересует русский язык и литература (см. выбор профессии по интересу к школьным предметам).

Краткое описание

Референт — важная профессия в любой организации, ведь он обеспечивает четкую и налаженную работу руководителя, создаёт условия, при которых руководитель занимается важными делами, не отвлекаясь на мелкие проблемы, ставит приоритет в решении задач. Без референта работа руководства была бы менее эффективной. Референт экономит время руководителя, предоставляя ему краткий обзор важной корреспонденции, статей, книг, научных работ.

Специфика профессии

Работа референта заключается в обеспечении комфортной и бесперебойной деятельности своего шефа. В обязанности современных секретарей-референтов входит:

  • делопроизводство — составление, регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
  • планирование рабочего дня руководителя (учет намеченных встреч);
  • организация приема посетителей;
  • организация телефонных переговоров руководителя;;
  • сортировка корреспонденции;
  • подбор материалов и документов для ознакомления и изучения руководителем;
  • составление докладов;
  • прием документов на подпись;
  • прием и учет телефонных звонков, телефонные переговоры;
  • подготовка переговоров с партнерами фирмы;
  • ведение предварительных переговоров;
  • участие в подготовке заседаний и совещаний — сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация;
  • формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их сохранности и сдача в архив;
  • работа с базами данных;
  • организация и координация связи между отделами;
  • приём и отправка факсов;
  • бронирование авиа и ж/д билетов, гостиничных номеров;
  • хозяйственные вопросы — обеспечение руководителя канцтоварами;
  • контроль за исправностью оргтехники.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы

  • Работа секретарем-референтом дает бесценный опыт деловых контактов, необходимые и важные знакомства, связи, что в дальнейшем может пригодиться для собственной карьеры.
  • Ежедневное наблюдение за руководителем может многому научить: стилю руководства, умению принимать правильные решения, выстраивать отношения с партнерами и подчиненными.
  • Работа с документами дает отличную подготовительную базу для будущей карьеры юриста, экономиста, менеджера.
  • Профессия секретаря-референта востребована в организациях любых отраслей и форм собственности.

Минусы

  • К минусам можно отнести ненормированный рабочий день, работу в выходные дни, возможные командировки.
  • Работа в информационно-насыщенных условиях, в ситуациях стресса и спешки, общения с большим количеством людей требует особого склада характера.

Обучение на Референта

Учиться на секретаря-референта можно на курсах секретарей или переводчиков.

Должностная инструкция секретаря-референта

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

1.1. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации.

1.2. Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.2. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

— законодательными актами РФ;

— приказами и распоряжениями руководства организации;

1.3. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности,

должен владеть вопросами:

— текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;

— знания структуры организации, распределение функциональных обязанностей между подразделениями и работниками;

— требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;

— правила организации управленческого труда;

— основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;

— составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;

— наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;

— работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК;

— организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой;

— вести прием посетителей;

— организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия;

— владеть навыками быстрого письма и чтения.

2. Основные функции секретаря-референта

К основным функциям секретаря-референта относятся следующие:

— организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации;

— координация работы офиса;

— осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях организации;

— оперативно-организационное обслуживание деятельности организации;

— подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение.

— документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций.

3. Основные обязанности секретаря-референта

К основным обязанностям секретаря-референта относятся следующие:

3.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними.

3.2.Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации.

3.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации.

3.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы.

3.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению.

3.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.

3.7. В соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.

3.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия.

3.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации.

3.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам.

3.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.

3.12. Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.13. Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.

3.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.

3.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы.

3.16. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности организации.

3.17. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.

4. Дополнительные обязанности секретаря-референта

Кроме вышеперечисленных, на секретаря-референта возлагаются следующие дополнительные обязанности:

4.1 в сфере работы с персоналом:

1. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, выдача справок с места работы.

2. Своевременное внесение изменений в штатное расписание организации.

3. Учет личного состава организации; формирование и ведение личных дел работников, своевременное внесение в них изменений и дополнений.

4. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, ведение учета трудового стажа работников организации.

5. Составление для государственных органов установленной отчетности по вопросам учета личного состава.

6. Ведение архива личных дел и подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение.

8. Организация учета рабочего времени, порядка предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

9. Ведение учета нарушений трудовой дисциплины, контроль за своевременностью принятия соответствующих мер администрацией.

10. Своевременное предоставление в бухгалтерию всей необходимой информации о принятых на работу и уволенных работников для оформления документов, касающихся учета начисленной заработной платы и производимых вычетов.

11. Подготовка и сдача в установленные сроки в бухгалтерию документов, необходимых для расчета и выдачи заработной платы работникам.

1. Регистрация, учет бухгалтерских первичных документов и организация хранения до момента их передачи в бухгалтерию.

2. Соблюдение требований по оформлению первичных документов в соответствии с действующим законодательством и по установленной форме.

3. Выдача работникам фирмы доверенностей на получение товарно-материальных ценностей от сторонних организаций.

4. Своевременное составление документов для перечисления налогов и других обязательных платежей, расчетов с контрагентами и передача их для исполнения в банк.

5. Получение по доверенности выписок по движению денежных средств из банков.

6. Ведение кассовых операций в организации, в т. ч. прием, учет, выдача и хранение денежных средств и ценных бумаг. Составление необходимой кассовой документации и подготовка отчетности.

7. Своевременная передача надлежащим образом оформленных документов на обработку в бухгалтерию.

5. Права секретаря-референта

Осуществляя свою деятельность, секретарь-референт имеет право:

5.1. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам, касающимся его деятельности.

5.2. Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение документов работниками, а также требовать объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

5.3. Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения решений и передавать на исполнение руководству и работникам организации.

5.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

5.5. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, оформлять копии и выписки из документов.

5.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда в организации.

5.7. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

5.8. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.

5.9. Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках своей компетенции.

5.10. Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению для покупки продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для нормального функционирования офиса.

5.11. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины.

6. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность за

6.1.Качество, четкость, полноту и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией.

6.2. Грамотность и правильность составления документов, предоставляемых на подпись руководству, организацию их учета и хранения.

6.3. Четкость и полноту выполнения административных поручений руководства.

6.4. Разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа и содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну организации.

С должностной инструкцией ознакомлен

«___» ____________ 2007 г. __________________ ______________________

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector