Start-365.ru

Работа и Занятость
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Секретарь референт сайт

Кто такой секретарь-референт и чем он занимается

Что входит в обязанности секретаря-референта?

Специальность секретаря-референта появилась не очень давно. В настоящее время, чтобы получить эту должность, многие руководители фирм требуют наличие диплома о высшем образовании. Функциональные обязанности референта шире, чем простого секретаря.

Истоки профессии

Первоначально секретарями были только мужчины. Специальность появилась в Древнем Риме. Название происходит от латинского слова secretus, что в переводе означает доверенное лицо. Эти должностные лица имели большую власть, подменяли собой господ в решении важных событий.

Referens (лат.) переводится как «сообщающий». Современный секретарь-референт, это офисный работник, который сообщает обо всём руководителю, помогает ему в организации встреч, оформлении и подписании договоров, работает с документами. Он обеспечивает бесперебойную и комфортную деятельность директору фирмы.

В стародавние времена русские цари держали при себе писарей. Они писали их указы под диктовку, работали с официальными бумагами. Писарь был неотъемлемой частью работы при дворе. Впоследствии профессия немного видоизменилась и модернизировалась.

К концу XIX столетия, когда была сконструирована печатная машинка, секретарями стали назначать и женщин. Немного позднее возникла новая усовершенствованная должность: секретарь-референт. В связи с развитием информационных технологий, возникла новая модификация в профессии: виртуальный секретарь.

Кто может претендовать на должность

Рабочий день специалиста обычно имеет такую же продолжительность, как и у директора. На должность могут претендовать лица, которые:

  1. Окончили высшее учебное заведение.
  2. Имеют стаж работы от 1 года (требования некоторых руководителей).
  3. Уметь пользоваться принтером, сканером, копиром, факсом (офисной техникой).
  4. Знают делопроизводство.
  5. Свободно говорят и пишут на английском (других языках).
  6. Владеют программами Microsoft Office, Excel, Word.

Обязанности

Секретарь-референт обычно в курсе всех событий, движений, происходящих в организации, где он работает. Это правая рука начальника, на которую тот опирается в моменты отсутствия. Вся деловая документация оформляется им. К должностным обязанностям относятся:

  • вся работа с документацией (подготовка, контроль, согласование с руководством, доведение до нужных лиц);
  • контроль над выполнением приказов, поручений, решений администрации;
  • приём посетителей;
  • подготовка залов, документов к собраниям, заседаниям, совещаниям, планёркам руководства, партнёров, сотрудников;
  • формирование дела, согласно номенклатуре, своевременная сдача в архив;
  • ответы на звонки, сообщения;
  • подготовка к поездкам (заказ билетов, бронирование гостиницы);
  • заказ канцелярских товаров;
  • обеспечение руководителя напитками, продуктами, перекусами (по желанию некоторых начальников)
  • создание оптимальных условий для работы руководителя;
  • работа с базой данных;
  • уход за оргтехникой;
  • обеспечение административной, управленческой деятельности.

Необходимые качества

Секретарь-референт должен обладать таким рядом качеств, как:

Преимущества специальности

  • позволяет завязать деловые связи;
  • даёт опыт деловых контактов;
  • относится к востребованным;
  • наблюдение за работой руководителя даёт опыт руководящего стиля поведения, вырабатывает умение справляться с производственными проблемами.

Недостатки профессии

К ним можно отнести:

  1. Работа в выходные дни.
  2. Командировки.
  3. Стрессовые ситуации.
  4. Деятельность при спешке, в форс-мажорных обстоятельствах.

Сколько получает

  1. Москва (30000 до 70000 рублей).
  2. Регионы (20000 до 40000 рублей).

Получить профессию

Желающие работать в данной сфере должны знать, что они всегда будут на виду, взаимодействовать с руководящими кадрами.

Находиться в этой сфере способен человек, умеющий жертвовать своим временем.

Он должен быть готов к тому, что ему придётся выполнять часть работы своего начальника. Для получения диплома необходимо окончить ВУЗ по специальности государственное и муниципальное управление.

Если у претендента уже есть высшее образование по другой специальности, он может окончить курсы секретарей-референтов, получить сертификат. Также существуют программы переквалификации, где обучаются этой специальности. Но стоит получить документ об образовании, поскольку сейчас много специалистов теряют заработок из-за несоответствия диплома.

Исчезнет ли профессия

Существует реальная угроза исчезновения профессии секретаря-референта. Причиной тому служит интенсивное развитие интернет-технологий. В настоящее время уже создан софт, который самостоятельно может:

  • составить расписание;
  • принять звонок от посетителя, партнёра;
  • запланировать встречу;
  • заказать авиабилет в командировку.

Отличный секретарь

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Как убедить шефа в необходимости архива

Вопрос: как убедить шефа в нужности архива.Ответ: расскажите о штрафах.Что характерно: если вас попользуют по 13.20, архив таки придется делать, срочно, а значит задорого. … [Читать далее. ]

Прием электронных писем

Электронное письмо сейчас — это не только сообщение, направленное по e-mail. Это полноценный электронный документ, подписанный ЭЦП. Видео о том, как правильно принять такое письмо. https://youtu.be/YQHqspiuv_Y … [Читать далее. ]

Юзабилити ЛНА

Мой любимый фрагмент любого вебинара про любой ЛНА. В память о том, как когда-то работала в интернет-маркетинге, я притащила в ДОУ термин «юзабилити» — удобство пользования. В видосе (понедельничная пироженка, ням-ням) рассказываю, как сделать ЛНА таким, чтобы людям было удобно им пользоваться. … [Читать далее. ]

Читать еще:  Секретарь референт это какой факультет

Типовые сроки исполнения документов

Фрагмент вебинара об инструкции по делопроизводству и Памятка руководителю о том, как написать в резолюции, когда должен быть подготовлен ответ на письмо: … [Читать далее. ]

24.09.19 вебинар «Номенклатура дел»

Ну что, мои маленькие буквоеды, кто ещё не начинал номенклатуру дел 2к20? Мы вместе с журналом “Секретарь-референт”. нет, не идём к вам, хотя и любим чай с печеньками. Мы вам про неё готовим вебинар. … [Читать далее. ]

Срок хранения

Фрагмент вебинара о передаче документов в архив организации. Что такое срок хранения, какие бывают сроки, кто и по каким источникам должен их определять. … [Читать далее. ]

03.10.2019 бесплатный вебинар «Акты и протоколы»

Приглашаю всех на бесплатный вебинар об актах и протоколах. 3 октября в 11 мск. Программа: … [Читать далее. ]

Как передать в архив приказы и журнал регистрации приказов?

И самое главное, составлять ли внутреннюю опись для приказов и для журнала учета приказов. А если составлять — что же, вносить туда каждый лист? … [Читать далее. ]

ГОСТ-2016 и Примерная инструкция для госорганов

Флагманы сегодняшнего документирования, или основные и самые актуальные методические источники по оформлению документов, действующие на сегодняшний день в России: … [Читать далее. ]

Вебинар о передаче документов в архив организации

Запись вебинара, который состоялся в июне 2019. Передача документов в архив организации от нуля до результата. Спасибо Актион-МЦФЭР и журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера»! … [Читать далее. ]

Комплекты для переплета документов

Метки

Правовая информация

Copyright © 2011-2019 ИП Кожанова Евгения Николаевна. Все права защищены.

Содержание Сайта не может быть скопировано, опубликовано, воспроизведено, передано или распространено любым способом, а также размещено в глобальной сети «Интернет» без предварительного письменного согласия Администрации сайта.

Проект «Отличный секретарь — Работаем с документами правильно!» не является юридической консультацией.

Секретарь-Референт

Секретарь — если это хороший секретарь востребованного руководителя — всегда разрывался между парочкой телефонов, факсом, электронной почтой и очередью посетителей. А еще нужно следить за графиком босса, готовить встречи и документы. В результате рабочее место личного помощника было похоже на смесь типографии и пульта управления космическом кораблем — такое количество разномастной техники в перемешку с кипой бумаг на нем умещалось. Но буквально за последние годы этот образ полостью изменился. Бумажных документов стало в разы меньше, факсы почти совсем вымерли, а все, что на самом деле нужно персональному ассистенту, умещается теперь у него на ладони.

Картинка вместо текста

Исследования показывают, что человек запоминает визуальную информацию в 4 раза лучше, чем текстовую. В наш век переизбытка информации визуальное представление становится спасением для всех. И для простых людей, которые для описания своей частной жизни мещаются в Instagram и Pintrest, и для людей бизнеса, которые требуется больше задействовать визуальные механизмы представления информации. Тот же персональный ассистент окажет помощь своему боссу гораздо эффективней, если представит цифры к совещанию не в виде собственно цифр, напечатанных на бумаге, а в виде понятных картинок и графиков, которые быстрее воспринимаются и легче запоминаются.

Email перестает быть королем бизнес-коммуникаций

С момента массового распространения интернета электронная почта стала тем стержнем, вокруг которого строится вся бизнес-коммуникация. Там все важные переписки, договоренности, файлы. Вокруг email’а возник свой этикет, свой негласный кодекс использования, даже древнее слово «почта» теперь уже означает в первую очередь электронное сообщение. Казалось бы, нет бизнеса без электронной почты. Но в 2014 году все чаще компании стали заявлять о практически полном отказе от email — по крайней мере в том, что касается внутренних коммуникаций. Дело в том, что возможости ее ограничены. Почта — это сообщение плюс вложение. Сейчас же все более востребованы способы связи, которые сочетают в себе и длинные сообщения, и чаты, и обмен файлами, и быстрый их поиск, и разделение по группам пользователей. К этому по вкусу можно добавить голосовую или видео-связь. Бизнесы переключаются на такие сервисы как Slack, HipChat, Flowdock, Campfire и другие.

Читать еще:  Секретарь какие предметы нужно сдавать

Существующие каналы связи оказываются слишком узки

Все большую популярность в офисах приобретает IP-телефония. Изобретение не новое, но сейчас становящееся уже повсеместной практикой. VoIP-траффик очень велик и требователен к ширине канала связи, который использует компания. В сочетании с резким ростом использования облачных сервисов вместо хранения всей нужной информации внутри офиса это требует резкого расширения канала — значительно более резкого, чем то, что нужно было на протяжении прежних лет. Это один из вызовов, который стоит перед бизнесом на пути в будущее.

Все можно будет делать через один-единственный смартфон

Довольно долго существует концепция мобильного офиса. Много говорилось о том, насколько просто и быстро осуществляются традиционные бизнес-функции с помощью новых мобильных устройств. Но все-таки настоящей мобильности долго не случалось и «офис в телефоне» оставался красивой концепцией до самого последнего момента — когда количество наконец перешло в качество. Имеется в виду прежде всего скорость сетей передачи данных, а именно — повсеместное внедрение стандарта LTE, который наконец сделал сравнительно безболезненным передачу больших файлов на бегу. Но есть и другие количественные показатели, которые переросли в качественные изменения — такие как развер экранов смартфонов, скорость их быстродествия и создание приложений для бизнеса.

Коммуникации с работниками компании

Не все тренды связаны с техническим прогрессом. Часть определяется новыми бизнес-практиками. Например, все чаще специалисты по менеджменту стали говорить о связи работодателя и работника. То, что ее надо делать двусторонней и менее формальной, было давно понятно компаниям, в которых сотрудники заняты интеллектуальным трудом, но постепенно становится понятно, что развитые и неформальные внутренние коммуникации важны для любого бизнеса. Какое-то время назад популярными стали корпоративные соцсети, большая часть которых в результате либо пусты, либо полны бесполезного официоза. Руководители не знают, что на самом деле интересует работников, а работники уверены, что их мнение никому не интересно. В налаживании связей — настоящих, а не для галочки — может быть очень полезным как раз персональный ассистент, который служит естественным мостиком между руководством и сотрудниками.

Sunrise Calendar

Google Calendar, встроенный в последнюю версию Android, очень хорош как визуально, так и функционально. Но секретарь — человек, который вынужден иметь дело с очень, очень большим количеством дел. А для этого лучше подойдет приложение, в котором дизайн более строг, а на одном экране помещается больше информации. Sunrise Calendar — один из лидеров среди приложений-календарей на всех платформах, и важное его преимущество как раз в компактном расположении дел и удобном отражении расписания на день, неделю, месяц. Он поддерживает интеграцию со множеством сервисов, из которых может черпать дела и напоминания, и, конечно, имеет виджет, который позволяет видеть и редактировать предстоящие дела на экране сматрфона, не заходя в само приложение.

DW Contacts

Человек, который каждый день получает и совершает гораздо больше звонков, чем среднестатистический пользователь, нуждается в более сложном инструменте для управления контактами и историей звонков. DW Contacts заметно облегчит работу секретаря, позволит избавиться от бесконечных бумажек, стикеров и дополнит функционал смартфона, который стал сейчас главным инструментом работы секретаря. DW Contacts позволяет искать контакт по любому признаку — будь то день рождения или название организации. Можно создавать напоминания для разных контактов и прикреплять заметки к истории звонков — чтобы точно не забыть, кто и зачем звонил занятому боссу, пока он был на встрече. Естественно, есть возможность пересылки контактов разными способами и интеграция с важными приложениями.

Gmail

С выходом последней, пятой версии почтового приложения от Google, можно не беспокоиться о выборе почты. Такие приложения как CloudMagic или Mailbox очень хороши, но если вам не требуются какие-то специфические функции (вроде интеграции с Evernote или возможности отложить письмо на завтра), то нет смысла отказываться от предустоновленного на смартфоне с системой Android приложения. Серкретарю наверняка хватит его функциональности — благо, у Gmail сейчас есть удобная интеграция с любыми источниками писем и возможность работать с самыми разными аккаунтами. А тот факт, что приложение это «родное», дает ему значительное преимущество в том, что касается скорости и стабильности работы.

Должностные обязанности Секретаря-референта

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Читать еще:  Референт и секретарь разница

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов

предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются

организационные и документационное обеспечение управленческой

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— законодательными актами РФ;

— Положением о функциональных службах предприятия;

— приказами (указаниями) руководства предприятия;

— нормативно-методическими материалами по организации

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим,

средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или

без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

— перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной

— организации работы с документами, составления документации;

— организации управленческого труда;

— применение средств вычислительной и организационной техники;

— перевода служебной документации на иностранный язык

— культуры труда и служебной этики;

— охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией

делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае

отсутствия инспектора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать

финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения

документов, информационно-справочное обслуживание и хранение

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность

составления, согласования, утверждения документов, представляемых на

подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений

руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное

и качественное их исполнение.

3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и

доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ

справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями

(как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по

вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой

— оформление приказов по личному составу;

— оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

— оформление трудовых книжек;

— оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

— оформление командировочных документов;

— оформление листов нетрудоспособности;

— ведение табеля учета рабочего времени;

— выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и

3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации

документационного обеспечения предприятия.

3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение

или на уничтожение.

3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю

финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а

также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение

руководителям и специалистам предприятия.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов,

подготовленных с нарушением установленных правил их составления и

оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов

4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению

документационного обеспечения деятельности предприятия,

совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе

применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для

выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов,

образующихся в деятельности предприятия.

4.7. Работать с документами, имеющих гриф «КТ» или

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками)

предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления

необходимой информации руководству.

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф

«Конфиденциально» или «КТ».

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных

обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

(подпись) (Фамилия, и.о.)

(подпись) (Фамилия, и.о.)

«__»_________ 199_ г.

Должностная инструкция — документ, в котором определяются

функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная

инструкция необходима в случае возникновения споров, конфликтных

ситуаций в трудовых правоотношениях. На основании должностной

инструкции составляется трудовой контракт с работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой,

согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается

руководителем предприятия. Все существенные изменения в должностную

инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector