Секретарь референт обязанности кратко
Должностная инструкция секретаря-референта
Секретарь-референт — это сфера деятельности, которая предполагает наличие большого количества требований, обязанностей и полномочий. Чтобы в рамках делопроизводства и других видов деятельности не возникало трудностей, на работу принимается такой кандидат, чья компетенция может обеспечить разработку новых решений для компании. Рассмотрим подробный образец должностной инструкции секретаря-референта, а также ее общие условия и преимущества.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону
+7 (499) 450-39-61
8 (800) 302-33-28
Это быстро и бесплатно !
Общие сведения
Данный работник имеет отношение к категории специалистов. Его принимает на работу, а также осуществляет увольнение непосредственно генеральный директор фирмы. Основная задача данного сотрудника – проведение организационных и документационных мероприятий, направленных на улучшение деятельности производственного характера. Специалист, занимаемый данное место работы, находится в непосредственном подчинении у директора.
Что принимается во внимание
В рамках своей деятельности секретарь-референт должен ориентироваться на определенные данные, позволяющие ему совершенствовать работу и делать трудовой процесс в рамках предприятия наиболее эффективным.
Сюда входят такие моменты, как:
- использование законодательных актов РФ;
- применение в практической работе Устава фирмы;
- наличие методических, практических и нормативных материалов;
- использование настоящей инструкции, включающей спектр правомочий и обязательных действий сотрудника;
- знание положений, связанных с описанием функциональных служб того или иного предприятия;
- умение работать с приказами, направленными непосредственно от руководства.
Требования к кандидату
К должности данного плана допущены лица, которые соответствуют следующим требованиям:
- наличие обязательного высшего образования, а также среднего специального;
- стаж работы в данной области должен составлять 1 год и более. В некоторых случаях возможно отсутствие прохождения опыта работы, но есть условие — обязательное прохождение курсов референтов.
Лицо, принимаемое на данную должность, должно владеть знаниями в определенном спектре вопросов:
- знать все о перспективах дальнейшего развития деятельности компании в рамках ее финансового и хозяйственного состояния;
- иметь навыки, связанные с организацией рабочего процесса и документооборота;
- уметь налаживать процессы, имеющие отношение к управленческому труду;
- использовать в работе средств и инструментария для упрощения рабочего процесса, уметь пользоваться ими;
- уметь перевести важные документы;
- соблюдать нормы и правила, а также применять знания в области охраны и безопасности.
Функциональные особенности
Рассматривая должностные обязанности секретаря-референта, можно выделить несколько функций, которые он выполняет:
- обслуживание достоверными справками и требуемыми информационными данными на основании всех видов документации, фигурирующей на предприятии;
- осуществление руководства методического характера, обеспечение контроля организации делопроизводственной деятельности в головном офисе и в филиалах;
- обеспечение документооборота в рамках деятельности совещательных органов;
- осуществление работ по созданию и оформлению кадровой документации, учета, особенно если на предприятии нет сотрудника в должности инспектора по работе с персоналом.
Функциональные обязательства сотрудника
- Осуществление подготовки документации, обеспечение общей хозяйственной деятельности фирмы.
- Организация рабочих процессов, имеющих отношение к документации фирмы: все документы должны создаваться и хранится на основании норм и правил.
- Оказание контроля в рамках подготовительных действий, а также правильности составления и согласования данных, которые впоследствии уйдут руководству для подписи.
- Обязательное контролирование исполнения документации, поручений руководящих должностей, принятие быстрых срочных мер по исполнению бумаг.
- Организация подготовительных работ, принимаемых по поводу доведения полномочий и поручений до исполнителей решения, проведение аналитических работ по оценке состояния докладов и справок, поступающих в документационный оборот фирмы.
- Осуществление оперативной связи с посторонними компаниями – коммерческими и государственными партнерами, физическими лицами, для решения текущих вопросов по телефону, факсу, лично.
- Ведение приема посетителей и первичная беседа с некоторыми из них.
- Осуществление работы, включающей оформление личных карт Т-2, дел, приказов и поручение, трудовых книг, заключаемых договорных контрактов, документов в области командирования, выдача табелей учета и справок о стаже, доходе.
- Выполнение работ, связанных с копированием и машинным созданием материалов с использованием прогрессивных средств вычислительной техники для ускорения прогресса.
- Проведение разбора бумаг для архивного хранения, утилизации и для непосредственного использования.
Обратите внимание: работа секретарем-референтом несет в себе множество обязательств, поэтому и требования к соискателям зачастую достаточно высоки. Следовательно, данную должность можно считать лицом компании.
Права сотрудника
Рассматривая вопрос о том, кто такой секретарь-референт и что он делает, можно отметить не только обязанности сотрудника, но и его права с полномочиями.
К правам секретаря-референта относятся:
- выполнение поручений по запросам от служб, нужных для работы материалов, требование объяснений по поводу задержки выполняемых операций;
- рассмотрение, оценка документов, последующая их отправка на исполнение специалистам;
- предъявление требований, направленных на доработку документации, составление и оформление;
- внесение в документационные сведения изменений, если они не противоречат общим правилам и находятся в компетенции сотрудника;
- принятие управленческих позиций для создания новых методов и форм труда в рамках компетенции сотрудника;
- предоставление руководству требований касательно создания условий для того, чтобы выполнялись служебные обязанности, а документы при этом – сохранились в рамках деятельности фирмы;
- осуществление рабочих мероприятий с информацией конфиденциального характера;
- осуществление взаимодействия с другими сотрудниками и подразделениями касательно вопросов проверки исполнения документации, а также в области подачи нужных информационных сведений.
Ответственность
Рассматривая сферу деятельности этого сотрудника, стоит упомянуть про его ответственность и о пунктах, которые в нее включены:
- недостаточно хорошее качество документов, представленных для подписи руководителем;
- халатное отношение к работе и ведению документационных данных, небрежность и недобросовестность при выполнении базовых трудовых обязательств;
- отсутствие с его стороны ответственности за сохранность документов, разглашение сведений, которые имеют конфиденциальность, и так далее;
- невыполнение или несвоевременное осуществление работ, связанных с должностными обязательствами сотрудника;
- общее нарушение норм и правил данной инструкции.
Таким образом, к сотруднику, занятому в данной области, предъявляется немало требований, а также предусмотрено выполнение обязательств. За несоответствие нормам и правилам работы фирмы полагается штраф или ответственность другого плана.
Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 450-39-61
8 (800) 302-33-28
Это быстро и бесплатно !
Секретарь-референт
В 38% случаев от секретаря-референта ждут знание английского языка, чаще всего – на свободном или разговорном уровне.
Секретарь-референт нужен компаниям самых разных сфер. 15% вакансий размещено банками, по 13% приходится на производственные компании и компании сферы продаж.
Для соискателей эта позиция также представляет интерес, что видно по соотношению предложения и спроса: на одну вакансию секретаря-референта приходится 6,2 резюме.
Должностные обязанности секретаря-референта
административная и информационная поддержка руководителя:
— прием, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции;
— ведение делопроизводства и деловой переписки;
— работа с оргтехникой (прием и отправка факсов, сканирование и ксерокопирование документов);
— обеспечение функционирования офиса (заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.);
— выполнение поручений руководителя;
— организация совещаний, переговоров, планирование рабочего графика руководителей;
— оформление и ведение архива;
— организация деловых поездок и командировок (бронирование гостиниц, заказ билетов, оформление виз и т.д.).
Зарплатные предложения и требования работодателей
Среднее зарплатное предложение для секретаря-референта в Москве составляет в Санкт-Петербурге – в Волгограде – в Воронеже – в Екатеринбурге – в Казани – в Красноярске – в Нижнем Новгороде – в Новосибирске – в Омске – в Ростове-на-Дону – в Самаре – в Уфе – в Челябинске –
Претендовать на начальные позиции в качестве секретаря-референта можно имея в качестве документа об образовании лишь школьный аттестат. Соискателям необходимо знать деловой этикет, владеть коммуникативными навыками. Обязательны грамотная устная и письменная речь, а также хорошее владение компьютером. Стартовый оклад секретарей-референтов в Москве составляет от до руб., в Санкт-Петербурге – от до руб.
| Город | Уровень дохода, руб. (без опыта работы на данной позиции) | Требования и пожелания к профессиональным навыкам | |
| Москва | 20 000 – 30 000 | Санкт-Петербург | 16 000 – 24 000 |
| Волгоград | 10 000 – 14 000 | ||
| Воронеж | 10 000 – 15 000 | ||
| Екатеринбург | 13 000 – 20 000 | ||
| Казань | 10 000 – 15 000 | ||
| Красноярск | 12 000 – 18 000 | ||
| Нижний Новгород | 11 000 – 17 000 | ||
| Новосибирск | 13 000 – 19 000 | ||
| Омск | 10 000 – 15 000 | ||
| Пермь | 11 000 – 17 000 | ||
| Ростов-на-Дону | 11 000 – 17 000 | ||
| Самара | 11 000 – 17 000 | ||
| Уфа | 10 000 – 15 000 | ||
| Челябинск | 12 000 – 17 000 |
Повышает «стоимость» специалиста на рынке труда опыт работы, пусть и небольшой – от 1 года. Востребовано знание основ делопроизводства, навыки работы с оргтехникой и мини-АТС, опыт ведения деловой переписки. Работодатели отдают предпочтение выпускникам и студентам вузов. Дополнительным плюсом при трудоустройстве послужит владение английским языком на уровне, достаточном для ведения деловой переписки. Зарплатные предложения для секретарей-референтов со стажем работы от 1 года в Москве возрастают до руб., в северной столице – до руб.
| Город | Уровень дохода, руб. (с опытом работы от 1 года) | Требования и пожелания к профессиональным навыкам | |
| Москва | 30 000 – 40 000 | Санкт-Петербург | 24 000 – 32 000 |
| Волгоград | 14 000 – 19 000 | ||
| Воронеж | 15 000 – 20 000 | ||
| Екатеринбург | 20 000 – 27 000 | ||
| Казань | 15 000 – 20 000 | ||
| Красноярск | 18 000 – 24 000 | ||
| Нижний Новгород | 17 000 – 23 000 | ||
| Новосибирск | 19 000 – 25 000 | ||
| Омск | 15 000 – 20 000 | ||
| Пермь | 17 000 – 23 000 | ||
| Ростов-на-Дону | 17 000 – 23 000 | Самара | 17 000 – 23 000 | Уфа | 15 000 – 20 000 | Челябинск | 17 000 – 23 000 |
Чуть выше заработок предлагается соискателям с опытом работы на секретарском посту не менее 2 лет. Такие специалисты должны иметь высокую скорость печати. Обязательно наличие высшего образования. Часть вакансий содержат требования к свободному владению английским языком. Заработная плата секретарей, соответствующих указанным требованиям, в Москве достигает руб., в городе на Неве – руб.
| Город | Уровень дохода, руб. (с опытом работы от 2 лет) | Требования и пожелания к профессиональным навыкам | |
| Москва | 40 000 – 50 000 | Санкт-Петербург | 32 000 – 40 000 |
| Волгоград | 19 000 – 24 000 | ||
| Воронеж | 20 000 – 25 000 | ||
| Екатеринбург | 27 000 – 34 000 | ||
| Казань | 20 000 – 25 000 | ||
| Красноярск | 24 000 – 30 000 | ||
| Нижний Новгород | 23 000 – 30 000 | ||
| Новосибирск | 25 000 – 32 000 | ||
| Омск | 20 000 – 25 000 | ||
| Пермь | 23 000 – 29 000 | ||
| Ростов-на-Дону | 23 000 – 30 000 | ||
| Самара | 23 000 – 28 000 | ||
| Уфа | 20 000 – 25 000 | ||
| Челябинск | 23 000 – 30 000 |
Традиционно наиболее щедрыми работодателями являются крупные компании. Если такие организации подбирают секретаря, то среди обязательных требований – опыт работы на крупных предприятиях не менее 3 лет. Доход секретарей-референтов первых лиц компаний в Москве может достигать руб., в Санкт-Петербурге – руб.
| Город | Уровень дохода, руб. (с опытом работы от 3 лет) | Требования и пожелания к профессиональным навыкам | |
| Москва | 50 000 – 85 000 | Санкт-Петербург | 40 000 – 70 000 |
| Волгоград | 24 000 – 40 000 | ||
| Воронеж | 25 000 – 35 000 | ||
| Екатеринбург | 34 000 – 45 000 | ||
| Казань | 25 000 – 45 000 | ||
| Красноярск | 30 000 – 50 000 | ||
| Нижний Новгород | 30 000 – 48 000 | ||
| Новосибирск | 32 000 – 40 000 | ||
| Омск | 25 000 – 43 000 | ||
| Пермь | 29 000 – 40 000 | ||
| Ростов-на-Дону | 30 000 – 50 000 | ||
| Самара | 28 000 – 48 000 | ||
| Уфа | 25 000 – 35 000 | ||
| Челябинск | 30 000 – 50 000 |
Портрет соискателя
Большинство соискателей должности секретаря-референта – молодые женщины с высшим образованием. Мужчин среди претендентов традиционно немного – всего 4%. 59% составляет молодежь в возрасте до 30 лет. 70% секретарей-референтов имеют высшее образование. 32% соискателей свободно владеют английским языком.
Заказать обзор заработных плат
Должностные обязанности Секретаря-референта
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов
предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются
организационные и документационное обеспечение управленческой
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
— законодательными актами РФ;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— приказами (указаниями) руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами по организации
— настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим,
средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или
без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
— перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной
— организации работы с документами, составления документации;
— организации управленческого труда;
— применение средств вычислительной и организационной техники;
— перевода служебной документации на иностранный язык
— культуры труда и служебной этики;
— охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией
делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае
отсутствия инспектора по персоналу).
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать
финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения
документов, информационно-справочное обслуживание и хранение
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность
составления, согласования, утверждения документов, представляемых на
подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений
руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное
и качественное их исполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и
доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ
справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями
(как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по
вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой
— оформление приказов по личному составу;
— оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
— оформление трудовых книжек;
— оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
— оформление командировочных документов;
— оформление листов нетрудоспособности;
— ведение табеля учета рабочего времени;
— выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и
3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации
документационного обеспечения предприятия.
3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение
или на уничтожение.
3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю
финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а
также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение
руководителям и специалистам предприятия.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов,
подготовленных с нарушением установленных правил их составления и
оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов
4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению
документационного обеспечения деятельности предприятия,
совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе
применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для
выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов,
образующихся в деятельности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющих гриф «КТ» или
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками)
предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления
необходимой информации руководству.
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф
«Конфиденциально» или «КТ».
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
(подпись) (Фамилия, и.о.)
(подпись) (Фамилия, и.о.)
«__»_________ 199_ г.
Должностная инструкция — документ, в котором определяются
функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная
инструкция необходима в случае возникновения споров, конфликтных
ситуаций в трудовых правоотношениях. На основании должностной
инструкции составляется трудовой контракт с работником.
Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой,
согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается
руководителем предприятия. Все существенные изменения в должностную
инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.
Кто такой секретарь-референт и чем он занимается
Что входит в обязанности секретаря-референта?
Специальность секретаря-референта появилась не очень давно. В настоящее время, чтобы получить эту должность, многие руководители фирм требуют наличие диплома о высшем образовании. Функциональные обязанности референта шире, чем простого секретаря.
Истоки профессии
Первоначально секретарями были только мужчины. Специальность появилась в Древнем Риме. Название происходит от латинского слова secretus, что в переводе означает доверенное лицо. Эти должностные лица имели большую власть, подменяли собой господ в решении важных событий.
Referens (лат.) переводится как «сообщающий». Современный секретарь-референт, это офисный работник, который сообщает обо всём руководителю, помогает ему в организации встреч, оформлении и подписании договоров, работает с документами. Он обеспечивает бесперебойную и комфортную деятельность директору фирмы.
В стародавние времена русские цари держали при себе писарей. Они писали их указы под диктовку, работали с официальными бумагами. Писарь был неотъемлемой частью работы при дворе. Впоследствии профессия немного видоизменилась и модернизировалась.
К концу XIX столетия, когда была сконструирована печатная машинка, секретарями стали назначать и женщин. Немного позднее возникла новая усовершенствованная должность: секретарь-референт. В связи с развитием информационных технологий, возникла новая модификация в профессии: виртуальный секретарь.
Кто может претендовать на должность
Рабочий день специалиста обычно имеет такую же продолжительность, как и у директора. На должность могут претендовать лица, которые:
- Окончили высшее учебное заведение.
- Имеют стаж работы от 1 года (требования некоторых руководителей).
- Уметь пользоваться принтером, сканером, копиром, факсом (офисной техникой).
- Знают делопроизводство.
- Свободно говорят и пишут на английском (других языках).
- Владеют программами Microsoft Office, Excel, Word.
Обязанности
Секретарь-референт обычно в курсе всех событий, движений, происходящих в организации, где он работает. Это правая рука начальника, на которую тот опирается в моменты отсутствия. Вся деловая документация оформляется им. К должностным обязанностям относятся:
- вся работа с документацией (подготовка, контроль, согласование с руководством, доведение до нужных лиц);
- контроль над выполнением приказов, поручений, решений администрации;
- приём посетителей;
- подготовка залов, документов к собраниям, заседаниям, совещаниям, планёркам руководства, партнёров, сотрудников;
- формирование дела, согласно номенклатуре, своевременная сдача в архив;
- ответы на звонки, сообщения;
- подготовка к поездкам (заказ билетов, бронирование гостиницы);
- заказ канцелярских товаров;
- обеспечение руководителя напитками, продуктами, перекусами (по желанию некоторых начальников)
- создание оптимальных условий для работы руководителя;
- работа с базой данных;
- уход за оргтехникой;
- обеспечение административной, управленческой деятельности.
Необходимые качества
Секретарь-референт должен обладать таким рядом качеств, как:
Преимущества специальности
- позволяет завязать деловые связи;
- даёт опыт деловых контактов;
- относится к востребованным;
- наблюдение за работой руководителя даёт опыт руководящего стиля поведения, вырабатывает умение справляться с производственными проблемами.
Недостатки профессии
К ним можно отнести:
- Работа в выходные дни.
- Командировки.
- Стрессовые ситуации.
- Деятельность при спешке, в форс-мажорных обстоятельствах.
Сколько получает
- Москва (30000 до 70000 рублей).
- Регионы (20000 до 40000 рублей).
Получить профессию
Желающие работать в данной сфере должны знать, что они всегда будут на виду, взаимодействовать с руководящими кадрами.
Находиться в этой сфере способен человек, умеющий жертвовать своим временем.
Он должен быть готов к тому, что ему придётся выполнять часть работы своего начальника. Для получения диплома необходимо окончить ВУЗ по специальности государственное и муниципальное управление.
Если у претендента уже есть высшее образование по другой специальности, он может окончить курсы секретарей-референтов, получить сертификат. Также существуют программы переквалификации, где обучаются этой специальности. Но стоит получить документ об образовании, поскольку сейчас много специалистов теряют заработок из-за несоответствия диплома.
Исчезнет ли профессия
Существует реальная угроза исчезновения профессии секретаря-референта. Причиной тому служит интенсивное развитие интернет-технологий. В настоящее время уже создан софт, который самостоятельно может:
- составить расписание;
- принять звонок от посетителя, партнёра;
- запланировать встречу;
- заказать авиабилет в командировку.
