Start-365.ru

Работа и Занятость
150 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Секретарь какая сфера деятельности

Профессия «Секретарь»

Если вы любите составлять графики, планировать время и помогать другим людям, то профессия секретаря может вам подойти.

История

Профессия «секретарь» появилась очень давно. Самыми первые услугами делопроизводителя стали пользоваться древнеримские патриции. Именовалась она secretaries. Задачей человека было:

  • Давать советы хозяину.
  • Держать в секрете все, что ему известно.

Позже жители Европы оценили то, что придумали патриции Рима и ввели должность секретаря .

Во времена Петра I, после путешествия русского царя в Европу, было решено в России открыть институт «секретарей». Ранги секретарей были различны.

Требования к первому российскому делопроизводителю:

  • Дворянин из знатного рода.
  • Мужчина.
  • Высокообразованный.
  • Способность давать советы по любому жизненному вопросу.

Екатерина II более серьезно подошла к профессии секретарь: усовершенствовала и ужесточила критерии выбора служащего этой профессии:

  • Секретарь должен быть не один, а несколько.
  • Наглость, изворотливость – главные требования к обладателю этой профессии.

После ухода перьев и чернил в лету, появилась пишущая машинка. Секретарская профессия усовершенствовалась. Теперь ей стали заниматься и женщины, ну, а в настоящее время мужчины-секретари – большая редкость.

Описание

Секретарь – это непросто сотрудник компании, но и ее лицо. Внимательный, умный, привлекательный, располагающий к себе – все эти качества, относящиеся к человеку, работающему в должности секретаря.

Пока работодатель решает главные вопросы развития предприятия, секретарь занимается обеспечением управленческой и административной деятельности. От профессионализма секретаря зависит успешная работа фирмы.

На каких специальностях учиться

В некоторых учебных заведениях, обучая студентов основной специальности, проводят дополнительные курсы по делопроизводству.

Специальности, с которыми можно получить профессию секретаря:

  • Менеджмент.
  • Страховое дело.
  • Бухгалтерский учет анализ и аудит.
  • Таможенное дело.

Где учиться

Смотря какой уровень образования интересует, профессию секретаря можно получить в различных учебных заведениях:

  • Средне-специальное — в техникуме.
  • Средне-профессиональное – в ПТУ.
  • Высшее образование — в институте.

Обязанности:

  • Регистрация входящих и исходящих документов.
  • Обслуживание руководителя и его посетителей.
  • Создание рабочего плана для руководителя.
  • Прием телефонных звонков и электронной почты, поступающих в адрес руководителя.
  • Заказ всех необходимых предметов для обеспечения качественной работы предприятия (канцтовары и другие).

Кому подойдет

Потенциальный секретарь должен обладать следующими качествами:

  1. Стрессоустойчивость. Претендент на данную должность обязан иметь самообладание и выдержку.
  2. Стремление получать новые знания и умения. Хороший секретарь должен знать иностранный язык, уметь вести деловую переписку, составлять и регистрировать различную документацию.
  3. Готовность к ненормированному графику работы, неожиданным неурядицам (авралам).
  4. Способность правильно и качественно планировать свой день. В большинстве случаев – составление рабочего плана для руководителя – это одна из задач секретаря.
  5. Коммуникабельность. Со всеми посетителями фирмы секретарь должен уметь вести вежливый разговор, быть отзывчивым.

Заработная плата

В среднем за свою работу секретарь получает 25000 рублей. Многие начинают строить свою карьерную «лестницу» именно с этой профессии. Желающие работать секретарем, без опыта могут рассчитывать на получение небольших зарплат – 10000 — 15000 рублей. Но при этом они должны свободно уметь работать на ПК и знать основы делопроизводства.

У делопроизводителя с опытом работы от одного года заработная плата равна 20000 рублей.

Ценятся сотрудники, знающие английский язык и опытные. Их оплата труда может равняться 25000 рублей и выше.

Как устроиться

Вначале необходимо отправить резюме на предприятие, где вы желаете работать. После чего вам позвонят и пригласят на собеседование.

  1. Когда вы получили приглашение, еще раз зайдите на сайт фирмы и изучите всю необходимую информацию:
  • Сфера деятельности.
  • Миссия компании.
  • Цели организации.

2. Почитайте материалы о профессии секретаря. Нередко на собеседовании спрашивают о том, что именно привлекло в выбранной профессии, что означает делопроизводство, виды документооборота?

3. Форма одежды при устройстве на работу. Лучше всего на собеседование прийти в строгом стиле.

Обычно собеседование проходит в форме интервью (вопрос – ответ). Интервьюер будет задавать вопросы, а вы отвечать.

  1. На интервью стоит вести себя уверенно.
  2. Нельзя обманывать. Если с вас требуют хороших знаний в компьютерных программах, а вы не очень в них ориентируетесь, лучше признайтесь сразу, но добавьте, что вы легкообучаемы.
  3. Спросят про недостатки, расскажите, выдайте их за достоинство. Например, вы любите помогать, иногда из-за этого приходится задерживаться на работе, что отрицательно сказывается на ваших семейных отношениях.
  4. Отвечая на вопрос о характеристике предыдущего начальника, не говорите недостатках. Лучше сказать, что он профессионал своего дела, строгий, но справедливый.
  5. Проходя интервью, можно спрашивать об интересующей вас информации, а не только отвечать на вопросы.

Вопросы о зарплате будут уместны, если на сайте работодателя не указано стоимости работы по интересующей вас должности.

6. В конце собеседования вам предложат заполнить анкету.

7. После того как собеседование закончится, вас попросят подождать несколько дней. За это время служба безопасности работодателя проверит информацию о потенциальном сотруднике. Если все будет в порядке вам позвонят и пригласят выйти на работу.

Карьера

Большинство людей думают, что секретарь – не имеет карьеры. Работа секретаря, она разнообразна и бывает нескольких уровней:

  • Секретарь на ресепшн – низшая ступень. Этот сотрудник не занимается управленческой деятельностью, чаще всего его обязанность – консультирование по телефонным звонкам организация встречи клиентов.
  • Секретарь-референт – профессия немного выше по рангу. Основные обязанности могут быть связаны с деятельностью офис-менеджера (к примеру, жизнеобеспечение предприятия). Знание иностранного языка играет главную роль: осуществление переводов, присутствие на переговорах с иностранными коллегами в виде переводчика.
  • Помощник руководителя (ассистент) высшая ступень карьерной «лестницы» секретаря. Данная должность требует от делопроизводителя доверия между руководителем, стрессоустойчивости, уверенности. Также должность предполагает решение организационных и административных проблем.

Перспективы

Как описано выше, секретарь – не бесперспективная профессия. Этим офисным служащим есть куда стремиться. Повысится должность, тогда и зарплата порадует своим ростом. Единственным требованием для повышения карьерной лестницы в большинстве организаций является высшее образование.

Стремитесь к достижению своих жизненных целей и ваша карьера секретаря пойдет в гору.

Профессия — секретарь

Интервью с экспертом Андреевой Валентиной Ивановной

Предлагаем вашему вниманию интервью с экспертом Национальной ассоциации профессиональных секретарей и офис-менеджеров, профессором кафедры трудового права Российской академии правосудия, известнейшим специалистом в области документоведения Андреевой Валентиной Ивановной.

Каков статус профессии секретаря сегодня?

Одним из наиболее острых вопросов развития секретарского дела в настоящее время является вопрос о статусе профессии. Это объясняется тем, что на профессиональный выбор молодого поколения всегда влияет престижность профессии и ее высокий статус в общественном сознании. Если статус профессии невысок, вряд ли можно ожидать притока в ее ряды специалистов с хорошими деловыми и личностными характеристиками.

С удовлетворением можно отметить, что в сегодняшний период развития экономики искусственно поднимать статус профессии секретаря не требуется. Сама жизнь коренным образом изменила традиционное, стереотипное представление о секретаре как о техническом исполнителе при руководстве. На смену отжившему образу “секретарши”, сидящей за пишущей машинкой и отвечающей на телефонные звонки, пришел совершенно иной тип секретаря. Это специалист с профессиональным образованием, высоким интеллектом, умеющий общаться с людьми. Современные секретари хорошо разбираются в информационных технологиях, психологии, свободно владеют иностранным языком. Развитие рыночных отношений, появление принципиально новых (негосударственных) организаций вызвали резкое увеличение спроса на настоящих профессионалов в области секретарского дела. Это, в свою очередь, привело к росту статуса секретаря и повышению престижности и перспективности этой профессии.

Читать еще:  Группа оператор эвм мгпу

Профессия ли это на сегодняшний момент, ведь многие секретарские должности отсутствуют в квалификационных документах?

Позиционирование работы секретаря как особого вида профессиональной деятельности сомнений не вызывает. Особенность состоит в том, что в этой деятельности немало принципиально разных видов работ, например документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание управленческих процессов. Функциональные различия в деятельности секретарей, безусловно, должны найти свое отражение и закрепление в наименованиях должностей и их квалификационных характеристиках. В связи с этим срочного пересмотра требует содержание Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, где отсутствуют такие современные, востребованные практикой и уже существующие в реальной жизни должности, как: секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-ассистент, секретарь-переводчик и др.

Правильно ли относить должность секретаря–референта к техническим служащим?

Долгие годы должность секретаря (в т. ч. в Квалификационном справочнике должностей) относилась к разряду технических исполнителей. Это влияло на все остальные характеристики: уровень образования (начальный профессиональный), социальный статус (непрестижность профессии), материальное стимулирование (низкая зарплата), карьерный рост (в большинстве случаев отсутствие перспектив профессионального роста).

Изменение статуса профессии секретаря в настоящее время позволяет говорить о необходимости отнесения таких должностей, как секретарь-референт или офис-менеджер, к разряду специалистов, а в ряде случаев (в зависимости от масштабов организации и решаемых задач) и к разряду руководителей среднего или низшего звена. Хотелось бы обратить внимание представителей соответствующих ведомств на острую практическую потребность решения этой проблемы. Отсутствие четких рамок функциональной специализации секретарей и должностных характеристик приводит к снижению эффективности их труда, потерям рабочего времени, служебным конфликтам. Немало проблем с определением и совмещением профессиональных обязанностей возникает у секретарей небольших организаций, где секретарь “параллельно” работает и кадровиком, и архивариусом, и помощником бухгалтера и т. п.

Нужно ли секретарю профессионально знать делопроизводство? Какие проблемы в области делопроизводства испытывают секретари в данный момент?

Делопроизводство занимает важное место в деятельности большинства секретарей, и профессиональное знание делопроизводства абсолютно необходимо каждому секретарю. Нельзя ориентироваться только на бездокументное обслуживание управленческого аппарата. Секретарь обязательно должен быть компетентен в таких делопроизводственных проблемах, как:

    • разработка официальных (фирменных) бланков служебных документов,
    • составление и оформление документов,
    • придание документам юридической силы,
    • организация обработки документов и их последующего хранения,
    • рациональное распределение документопотоков,
    • информационно-справочное обслуживание работников организации и т.п.

Особенно важно хорошее знание делопроизводства для секретарей небольших организаций, где все виды работ с документацией выполняются одним специалистом.
Однако по многим из этих вопросов секретари ощущают острую нехватку как нормативных актов, так и методических указаний и рекомендаций. Отсутствие достаточной нормативно-методической базы, пожалуй, в наибольшей степени мешает секретарям в настоящее время.
С одной стороны, излишняя регламентация в области обработки документов неизбежно приводит к бюрократизации управленческих процедур. Но в то же время слабая нормативная база не позволяет оперативно и качественно решать многие насущные вопросы в делопроизводстве.

Секретарей волнуют прежде всего следующие проблемы. Каким обязательным требованиям должны отвечать служебные документы, чтобы у организации не возникало проблем с партнерами по бизнесу? Как организовать документооборот и правильно учитывать его объем? Как сократить затраты рабочего времени при регистрации многочисленных документов? Как разработать номенклатуру дел и определить сроки хранения документов в современных негосударственных организациях, где немало разновидностей документов, не являющихся типовыми и не входящими в соответствующий Перечень управленческих документов с указанием сроков хранения?
Большинство секретарей-практиков хотели бы иметь у себя на рабочем столе полный набор необходимых регламентирующих документов, позволяющих избегать ошибок как при оформлении документов, так и при организации работы с ними.

Насколько отличается профессиональный уровень секретарей, работающих в регионах, и их коллег в Москве?

Секретари крупных и средних московских компаний отличаются высоким профессионализмом – большинство сотрудников с высшим образованием, серьезным опытом работы, со знанием иностранного языка, высоким интеллектуальным уровнем. Большинство секретарей преданы своей профессии, любят свою работу, не собираются менять ее на другую, стремятся к профессиональному совершенству. Однако все вышесказанное относится не только к московским секретарям. Высококлассные специалисты, творчески решающие повседневные задачи документационного обеспечения, есть не только в крупных городах, но и во многих отдаленных от центра регионах.

При этом нельзя не отметить, что многим из них (как в центре, так и на периферии) не хватало профессиональных знаний, особенно в начале трудовой деятельности. Курсы для секретарей есть во всех, даже небольших, городах, однако уровень обучения на них (это относится и к Москве) часто оставляет желать лучшего. Стоимость обучения достаточно высокая, приемлемая не для всех желающих, а состав изучаемых дисциплин, количество учебных часов и уровень преподавания далеки от совершенства. И если в крупных городах можно найти учебные центры для секретарей, дающие по-настоящему хорошую подготовку, то в районных центрах и поселках это возможно далеко не всегда.

Каковы, по вашему мнению, дальнейшие пути развития профессии?

Для профессии секретаря наступило новое, благоприятное время. Без преувеличения можно сказать, что эта профессия переживает в настоящий момент свое второе рождение. Многолетнее общение с секретарями разных поколений, анализ рынка труда, изучение спроса на профессиональных секретарей позволяют сделать вывод о том, что эта профессия успешно развивается на принципиально новых позициях.

Конечно, у секретарей еще возникает немало серьезных трудностей, связанных и с возможностью получения хорошего профессионального образования, и с недооценкой их труда отдельными руководителями, и с большой загруженностью на работе, не всегда адекватно вознаграждаемой материально, но в целом можно отметить, что это интересная, перспективная и престижная профессия. И подтверждением тому является постоянный приток в ряды профессиональных секретарей значительного числа молодых специалистов с высшим образованием, профессионально владеющих компьютерной техникой и иностранными языками.

Что вы думаете о развитии секретарского дела на региональном уровне и объединяющей роли в этом процессе “Национальной ассоциации профессиональных секретарей и офис​менеджеров”?

Говоря о состоянии развития секретарского дела в Центре и регионах, приходится с сожалением отмечать, что возможностей для профессионального обучения и роста у секретарей в небольших городах и поселках, а тем более в сельской местности значительно меньше, чем в столице или крупных областных центрах. Материальное положение и условия труда секретарей во многих регионах также не отвечают современным требованиям и стандартам. Специалисты секретарского дела нередко испытывают трудности со своевременным получением новых нормативно-методических материалов в области организации делопроизводства.

В то же время в Санкт-Петербурге, в крупных поволжских, уральских и сибирских городах (в Нижнем Новгороде, Самаре, Ярославле, Екатеринбурге, Перми, Красноярске, Новосибирске и др.) во многих местных государственных, муниципальных и коммерческих структурах можно найти интересный и ценный для изучения опыт организации документационного обеспечения управления, который может быть успешно применен не только в других регионах страны, но и в столице.

Таким образом, взаимодействие Центра с регионами по проблемам развития секретарского дела должно идти в двух основных направлениях: оказание необходимой помощи (прежде всего в обучении, в методическом обеспечении работы с документами и т. п.) и освоение и распространение накопленного в регионах опыта работы, его широкое освещение в периодической печати и на научно-практических конференциях и семинарах.

Для осуществления и успешного развития такого взаимодействия необходимы соответствующие организационные формы, и они уже созданы: это ставший популярным у многих секретарей-практиков нашей страны журнал “Справочник секретаря и офис-менеджера” и начавшая свою деятельность в 2003 году не имеющая аналогов в истории России “Национальная ассоциация профессиональных секретарей и офис-менеджеров”.

Читать еще:  Пресс секретарь перевод

Чем реально может помочь Ассоциация нашим коллегам в регионах, что даст сотрудничество с ней? Деятельность Ассоциации направлена прежде всего на выявление и изучение насущных проблем секретарей и офис-менеджеров, в т. ч. с учетом региональной специфики условий их труда. Главной же своей задачей Ассоциация считает поиск путей решения этих проблем, в том числе за счет привлечения внимания к этим проблемам специалистов федеральных органов исполнительной власти, а также ведущих научных и учебных центров нашей страны: Министерства экономического развития и торговли РФ, Министерства труда и социального развития РФ, Министерства образования РФ, Федеральной архивной службы России, ВНИИДАД, Государственного университета управления и многих других.

Благодаря активной организационной, просветительской и научной деятельности Ассоциации секретари и офис-менеджеры в регионах постоянно будут иметь информационную поддержку по всем вопросам передового отечественного и зарубежного опыта в области делопроизводства и архивного дела, смогут систематически повышать свою квалификацию без отрыва от работы, получат возможность через периодический печатный орган Ассоциации – журнал “Справочник секретаря и офис-менеджера” – участвовать в решении насущных вопросов своей практической деятельности, а также в формировании профессионального стандарта секретаря и офис-менеджера.

Для самой же Ассоциации тесная связь с регионами – абсолютно обязательное условие ее существования и дальнейшего развития деятельности. Только изучая и распространяя положительный опыт регионов, объединяя усилия всех государственных структур в деле совершенствования документационного обеспечения управления, неуклонно повышая статус профессий секретаря и офис-менеджера в современном обществе, Ассоциация действительно сможет стать по-настоящему национальной общественной организацией, приносящей реальную пользу широкому кругу специалистов и практиков.

Профессия секретарь

Секретарь — инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Разновидности профессии

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

  • Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
  • Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
  • Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

  • Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
  • Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
  • В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
  • Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря. Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
  • Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь. Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

  • возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
  • отсутствие физической нагрузки;
  • комфортные условия работы в теплом помещении;
  • полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
  • всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.
  • необходимость постоянно находится на виду у начальника;
  • требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
  • однотипность и рутинность работы ( в мелких учреждениях);
  • в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
  • ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

  • располагать средним или высшим образованием;
  • владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
  • знать основы делопроизводства;
  • иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
  • знать стандартные офисные процедуры;
  • при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

  • просматривал корреспонденцию;
  • сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
  • отвечал на телефонные звонки;
  • обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
  • общался с клиентами;
  • контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

  • организовать прием или совещание;
  • распланировать рабочее время руководителя;
  • приобрести канцтовары и прочие вещи;
  • заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
  • вести протокол собрания;
  • подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

  • запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
  • требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
  • решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.
Читать еще:  Чем отличается секретарь от помощника руководителя

Особенности профессии

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

  • быть на «ты» с персональным компьютером;
  • обладать культурой общения;
  • уметь найти подход к посетителям;
  • проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить , что их ответ будет однозначным:

  • коммуникабельностью и ответственностью,
  • пунктуальностью и организованностью,
  • терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

  • различные организации и фирмы;
  • суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Секретарь

Секретарь – человек, являющийся помощником руководителя, отвечающий за обеспечение функционирования офиса. Он может заниматься делопроизводством, что зависит от места работы. Профессия подходит для активных девушек и парней, не имеющих интересов к определенным школьным предметам. Профессия подходит тем, у кого нет интересов к школьным предметам (см. выбор профессии по интересу к школьным предметам).

Краткое описание

Секретари являются обычными офисными сотрудниками, которые умеют выполнять широкий круг работ. Профессия имеет определенную специфику, ведь нередко от секретаря требуется не только знание основ делопроизводства, но и навыки организатора, умение пришивать пуговицы и даже заваривать вкусный кофе. Секретарь – это настоящее сердце любого офиса, ведь именно он обеспечивает бесперебойную работу, следит за порядком, иногда руководит нижестоящим персоналом, предупреждает конфликтные ситуации и формирует правильный деловой микроклимат.

Особенности профессии

Секретари стали чем-то привычным для современного бизнеса и системы предоставления государственных услуг. Условно их разделяют на 2 группы, учитывая круг должностных обязанностей.

Первая группа – секретарь в приемной. Он подчиняется непосредственно руководителю структурного подразделения или компании, должен иметь презентабельный внешний вид и правильную речь. В круг обязанностей входит встреча гостей и клиентов, ведение личного графика руководителя, прием звонков, выполнение мелких поручений. Преимуществом будет знание той сферы, в которой секретарь работает, а для трудоустройства в медицинские центры и клиники необходимо среднее или высшее профильное образование.

Также существую секретари-референты, на которых возлагается больший круг обязанностей:

  • контроль правильности использования оргтехники, обеспечение ее своевременного ремонта (привлечение мастеров);
  • обеспечение руководителя и сотрудников, работающих в отделе, канцелярскими принадлежностями, продуктами питания, напитками, чистой водой, салфетками;
  • ведение табельного учета (на крупных предприятиях);
  • планирование командировок: бронирование билетов, трансфер, передвижение по стране и иные;
  • подготовка деловых переговоров, конференций, выставок и иных мероприятий (в сотрудничестве с другими специалистами);
  • прием, хранение, передача в архив, поиск и подготовка документации.

Сегодня все чаще требуются гибридные специалисты, которые умеют выполнять все вышеперечисленные работы. Однако обычный секретарь может не иметь профильного образования, а вот референту оно чаще всего необходимо.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы

  1. Можно трудоустроиться без среднего профессионального или высшего образования.
  2. Обязанности не слишком сложные, нередко обучение проходит непосредственно во время работы.
  3. Перспективы карьерного роста, ведь работодатели берегут и ценят профессиональных секретарей: повышают оклад, обучают.
  4. Возможны командировки по России или за границу, во время которых секретари нередко сопровождают своих начальников и коллег.
  5. Есть перспективы карьерного роста, но они доступны лишь для самых талантливых и целеустремленных секретарей.
  6. Конкуренция на рынке труда высокая, но вакантных мест для секретарей достаточно.
  7. Опытный секретарь – на вес золота, поэтому через 3-5 лет работы можно получить вакансию в престижной компании.

Минусы

  1. Нередко секретарей винят во всех неудачах, поэтому деятельность сопряжена с эмоциональным перенапряжением и стрессовыми ситуациями.
  2. Секретари более востребованы в мегаполисах, чем на периферии.
  3. Заработная плата невысокая, но в это же время секретарь должен отличаться презентабельным внешним видом – от одежды до прически, что требует определенных финансовых вложений.

Важные личные качества

Секретарь постоянно общается с людьми, имеющими разный социальный статус, поэтому он должен быть коммуникатором. На первый план выходят такие черты характера, как вежливость, исполнительность, объективность, умение планировать время, ответственность. Также секретарь обязан уметь хранить корпоративные тайны, быть честным и морально устойчивым человеком. Немаловажную роль в построении успешной карьеры играет аккуратность, педантичность и уступчивость.

Обучение на Секретаря

Курсы

Лучшие ссузы для секретарей

  1. Технологический колледж № 34.
  2. Экономический колледж Санкт-Петербурга.
  3. Столичный колледж индустрии сервиса и гостеприимства.
  4. Краснодарский торгово-экономический колледж.
  5. Колледж «Звездный».

Место работы

Секретари с опытом и без опыта работы всегда требуется в компаниях разного уровня. Текучка кадров в этом сегменте высокая, поэтому секретарь сможет найти вакансию в сфере промышленности, строительства и архитектуры, а также в салонах красоты, гостиницах и иных отраслях бизнеса.

Заработная плата

Секретари претендуют на неплохую заработную плату, однако в первые месяцы работы оклад может быть минимальным, ведь руководителю необходимо присмотреться к сотруднику и оценить его деловые качества. Секретарь, обладающий высокой обучаемостью и минимальными профессиональными навыками, сможет получать оклад, размер которого превышает 40000-50000 руб.

Зарплата на 17.03.2020

Однако на формирование гонорара оказывают влияние дополнительные знания, например, владение английским языком, ведь в этом случае сотрудник может взять на себя обязанности переводчика во время зарубежных поездок, а также общения или деловой переписки с иностранными партнерами. Наличие водительских прав, умение работать со сложными компьютерными программами и иные навыки оказывают положительное влияние на рост зарплаты.

Карьерный рост

Секретарь, готовый обучаться, долго не будет работать на одном месте. Он может стать офис-менеджером, ассистентом отдела или занять другую должность, соответствующую его знаниями и деловым качествам.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector
×
×